GS1 standartai viešajame sektoriuje

Sėkmingai diegiami Europoje ir kol kas neatrasti Lietuvoje?

Arvydas Jockus, alfa.lt 2019-10-01

Pasaulyje pripažinti GS1 standartais pagrįsti sprendimai vis plačiau naudojami ne tik verslo paslaugų, tiekimo grandinės, logistikos srityse, bet ir viešajame sektoriuje.

Antai, valstybinės institucijos tokiose Vakarų Europos šalyse kaip Austrija, Danija, Švedija naudoja GS1 pasaulinius  lokacijos numerius kaip pagrindinį arba papildomą identifikatorių įmonėms e-dokumentų bei e-valdžios portaluose.

Siekdamos palengvinti verslui įgyvendinti ES Tabako direktyvos reikalavimus, GS1 standartais grįstus sprendimus tabako gaminių atsekamumo sistemoms pasirinko Ispanija bei Portugalija.

Bandomajame e-viešųjų pirkimų projekte GS1 standartą kaip pagrindinį sandorių šalių identifikatorių pasirinko Europos Komisja.  

Viešieji pirkimai, atliekų tvarkymas, sveikatos apsauga, mokesčių rinkimas, registrų tvarkymas, – tai viešojo gyvenimo sritys, kuriose GS1 standartais paremti sprendimai Europoje, o  ir kitur pasaulyje taikomi sėkmingiausiai. Jie padeda optimizuoti viešojo sektoriaus veiklos procesus, mažinti sąnaudas bei didinti informacijos patikimumą. 

Lietuvos viešasis sektorius pasaulinių GS1 standartų privalumų kol kas neišbandė. Kai kurie iš šių standartų gana ribotai taikomi tik sveikatos apsaugos srityje.

Tačiau valstybės institucijos neatmeta galimybės kai kurioms funkcijoms pasitelkti naujas identifikavimo sistemas, pavyzdžiui, pasaulinius lokacijos numerius. Nors tai pareikalautų papildomų investicijų, GS1 standartų pritaikymas Lietuvos viešajame sektoriuje esą įmanomas, jeigu būtų įvardyta tokio pokyčio ekonominė ir socialinė nauda.

Populiariausi GS1 standartai viešajame sektoriuje

Europos valstybių viešajame sektoriuje ypač pasiteisino ir sėkmingai taikomi GS1 identifikatoriai.

Visuotiniai paslaugų gavėjo identifikaciniai numeriai GSRN (Global Service Relation Number) naudojami pacientų identifikavimui sveikatos apsaugos sistemoje ar identifikuoti mokesčių mokėtojus. Šis identifikatorius viešojo sektoriaus institucijoms padeda identifikuoti santykius su individualiais paslaugų tiekėjais (pavyzdžiui, ligoninėse dirbančiais gydytojais) arba paslaugų tiekėjais (metrologijos įreginių, elektros energijos kompanijomis ar mažmeninėmis prekybos įmonėmis).  

Prekių brūkšniniai kodai arba visuotiniai prekių numeriai GTIN (Global Trade Item Number) viešuosiuose pirkimuose padeda identifikuoti tą patį produktą skirtinguose pasiūlymuose, o mokesčių rinkėjams individualiai atsekti akcizines prekes tiekimo grandinėje. 

Pervežamo krovinio serijiniai numeriai SSCC (Serial Shipping Container Code) naudojami mutinės procedūrų metu, krašto apsaugos logistikojoe ar valstybinėje atliekų tvarkymo sistemoje.

Vienas iš plačiausiai naudojamų GS1 standartų  – pasaulinis lokacijos numeris GLN (Global Location Numbers) – padeda nustatyti fizinius ar juridinius asmenis mokesčių mokėtojų apskaitos sistemose,  viešųjų pirkimų procedūrose ir įvairiuose valstybiniuose registruose. 

„Šio standarto populiarumą lemia tai, kad GLN turi fiksuotą, aiškią bei pasauliniu mastu unifikuotą struktūrą. GLN patogu naudoti tiek elektroniniuose duomenų mainuose, tiek įvairiose identifikavimo sistemose ženklinant prekes. Kitaip nei įmonės kodas ar PVM mokėtojo kodas, GLN numeris gali būti suteikiamas ne tik konkrečiai įmonei ar fiziniam asmeniui, bet ir papildomoms lokacijoms, jeigu to prireikia: skyriams, gamybos padaliniams, institucijos kontroliuojamai įstaigai ar jos padaliniui“, – sakė asociacijos „GS1 Lithuania“ ekspertė Indrė Lasionienė.

Be to, GLN numeris gali būti priskirtas ne tik įstaigos ar įmonės registracijos adresui, bet ir konkrečiai fizinei buveinei. Tai itin svarbu, nes įstaigos ir įmonės įvairiuose registruose registruojamos pagal registracijos adresą, tačiau veilą vykdyti įmonė gali visai ktoje vietoje ir tuomet registracijos adresas ir tikrasis adresas nesutampa.

„Viešieji pirkimai, atliekų tvarkymas, sveikatos apsauga, mokesčių rinkimas, registrų tvarkymas, – tai viešojo sektoriaus sritys, kuriuose GS1 standartai pasaulyje taikomi sėkmingiausiai“, – pastebi I. Lasionienė.

GS1 standartų sėkmė Austrijos, Danijos ir kitų ES valstybių viešajame sektoriuje   

Šių standartų galimybes efektyvinti viešąjį sektorių gerai supranta vokiškai kalbančios ES šalys. Antai, Austrijos viešajame sektoriuje GS1 standartai pradėti naudoti nuo 2002 m. Nors iki 2008 m. šioje šalyje jau buvo įgyvendintas ne vienas e-valdžios sprendimas, tačiau duomenų valdymo specialistai pastebėjo, jog ministerijos ir valstybinės įstaigos naudoja skirtingo funkcionalumo ir administravimo lygmens sprendimus, dažnu atveju negalinčius efektyviai komunikuoti

Tai paskatino Austrijos vyriausybę sukurti vieno langelio principu veikiančią sistemą, kad prisijungęs prie e-valdžios paslaugų svetainės vartotojas galėtų pasiekti bet kurią instituciją, registrą ar kitą duomenų bazę, o valdžios įstaigoms būtų paprasta keistis duomenimis tarpusavyje.

Ši vizija Austrijoje pradėta įgyvendinti nuo 2010 m. pasitelkiant GS1 standartus. Viešųjų pirkimų sistemoje, įvairiuose registruose juridinių ir fizinių asmenų identifikavimui pasirinkti GLN pasauliniai lokacijos numeriai.  Apie 50 mln. GLN Austrijoje dabar tarnauja kaip pagrindinis arba antrinis identifikavimo raktas skirtinguose registruose.

GLN lokacijos numeriaisįmonių fizinės buveinės bei juridiniai adresai viešajame ir verslo sektoriuje nuo 2003 m. identifikuojami ir Danijoje.

„Naudojant unifikuotus GS1 identifikatorius nereikia kiekvienai sričiai, kiekvienam sektoriui kurti specializuotų standartų. Pavyzdžiui, vieną kartą priskyrus GLN, juridinis asmuo skirtinguose registruose identifikuojamas taip pat. Keičiant programinį sprendimą identifikatorius gali sėkmingai keliauti iš vienos sistemos į kitą. Nereikia keisti esamo ar priskirti naujo identifikatoriaus sukūrus naują duomenų bazę“, – pasaulyje pripažintų standartų privalumus vardijo I. Lasionienė. 

GS1 standartai pirmiausia buvo skirti efektyvinti procesus verslo sektoriui, bet tuo gali puikiai pasinaudoti ir valstybė. „Kadangi verslas šiuos standartus taiko dešimtmečiais, viešajam sektoriui jie taip pat padėtų patogiau keistis duomenimis su verslu. Tarkime, verslo įmonėms teikiant įvairias ataskaitas, įmones bei atskirus jų padalinius lengva identifikuoti pagal priskirtus GLN numerius. Turint vien tik įmonės kodą, tam tikrais atvejais gali kilti sunkumų“, – pažymi I.Lasionienė.

Daugelio valstybių viešasis sektorius ne visada viekia taip efektyviai, kaip verslsrityje, nes  įvairūs registrai „nesusikalba“ tarpusavyje, kyla sunkumų dalijants turimais duomenimis. Rasti duomenis apie konkretų subjektą skirtinguose registruose, duomenis konsoliduoti, naršyti po skirtingus registrus užtrunka nemažai laiko.    

„Kai naudojama vieninga identifikacija, žymiai paprasčiau skirtinguose registruose rasti informaciją apie įmonę ar asmenį, o informaciją lengviau susieti naudojant GS1 identifikatorius“, – pasakojo I. Lasionienė.

Keletas ES valstybių, o tarp jų ir Austrija pasirinko naudoti pasaulinius lokacijos numerius GLN ir atliekų surinkimo bei perdirbimo sektoriuje. Dabar GLN identifikatoriais šioje šalyje identifikuojamas  kiekvienas gamintojas ir atliekų perdirbėjas, – tai gali būti ir fizinis, ir juridinis asmuo, o   taip pat – visos atliekų tvarkymo sistemoje dalyvaujančios institucijos.

Atliekų valdymo sistemoje GLN padeda identifikuoti ne tik šioje srityje veikiančius įmones ar asmenis, bet ir kiekvieną lokaciją, iš kurios surenkamos atliekos. Tuo metu kiekvienam atliekų tipui identifikuoti priskiriamas GTIN. Taip atsiranda galimybė užtikrinti atsekamumą, o kiekvieną atliekų surinkimo ir perdirbimo grandinės dalį stebėti realiuoju laiku.

„Austrijoje GS1 standartų diegimą atliekų tvarkymo sistemoje iniciavo Žemės ūkio ir gamtos apsaugos ministerija bei jai pavaldžios institucijos. Labai panaši sistema veikia ir Vokietijoje, tad duomenimis keistis paprasta ne tik šalies viduje, bet ir tarp valstybių. Ir šiuos domenų mainus vykdyti padeda vieningi pasauliniai GS1 standartai“, – sakė I. Lasionienė.

Siekiant užtikrinti tik legalių tabako produktų patekimą į rinką bei įgyvendinant ES Tabako direktyvos reikalavimus, cigarečių pakelius, blokus, transportavimo dėžes su tabako gaminiais, ekonominės veiklos vykdytojus ir tabako produktų gaminimo įrangą tabako gaminių atsekamumo sistemose žymėti taip pat galima atitinkamais GS1 , nes jie jau naudojami tabako gaminių ženklinimui visame pasaulyje, atitinka teisinį reguliavimą, ISO standartus, užtikrina suteikiamų kodų unikalumą ir sąveiką tarp skirtingų šalių narių visos ES mastu bei sumažina trikdžius tiekimo grandinėje.

Siekdamos palengvinti vietos verslui įgyvendinti direktyvos reikalavimus, GS1 standartais grįstus sprendimus Tabako gaminių atsekamumo sistemoms pasirinko Ispanija bei Portugalija,o kitose šalyse pagal GS1 standartus ženklinamos tabako gaminių transportavimo pakuotės.

Valstybės sektoriaus efektyvumas priklauso nuo tinkamai pasirinktų technologijų bei sprendimų

Lietuvoje GS1 standartus taip pat sėkmingai būtų galima pritaikyti daugelyje viešojo sektoriaus sričių.

Lietuvos valstybės institucijos, panašiai kaip Danijoje ir Švedijoje, dokumentų, užsakymų ir elektronių sąskaitų sprendimuose galėtų naudoti GS1 parengtas elektroninių verslo pranešimų schemas, kurias jau eilę metų naudoja Lietuvos verslo įmonės    

„Lietuvos savivaldybėms atitinkami GS1 standartai gali padėti organizuoti veiksmingą atliekų surinkimą, tvarkymą ir perdirbimą. Mat kai nėra vieningos automatizuotos sistemos, atsekti atliekas sudėtinga, tai užima daug laiko.  Naudojant identifikavimo standartus ir privalomą ženklinimą galimybės atsikratyti atliekomis kur nors miške gerokai sumažėtų. O įdiegus vieningą sistemą visos šalies mastu, duomenis apie atliekų tvarkymą galima būtų valdyti centralizuotai, būtų užtikrinamas skaidrumas.“, – mano I. Lasionienė.  

Šiuo metu atliekų surinkėjai bei perdirbėjai konteinerius ir kitą įrangą ženklina kas kaip sugalvoja, tad dažnai atsekti šių atliekų kelią, sudėtinga – taip atsiranda terpė piktnaudžiavimui ar netyčiniam pavojingų atliekų netinkamam sutvarkymui.

Pasaulinius GS1 standartus sėkmingai įdiegusių Europos ligoninių pavyzdys galėtų įkvėpti panašius projektus išbandyti ir Lietuvos sveikatos apsaugos sistemoje. Mūsų šalies sveikatos įstaigoms taip pat aktualūs geresnio atsargų valdymo, efektyvesnio personalo pajėgumų panaudojimo bei atitikties ES teisiniam reguliavimui klausimai.

Nors mūsų gydymo įstaigos turi visas reikalingas kompetencijas teikti aukšto lygio gydymo paslaugas, jos dažniausiai naudoja skirtingas, savo, ar kurio nors vieno įrangos tiekėjo sugalvotas ženklinimo sistemas. Įsigijus naują įrangą, senoji pašalinama ar naudojama paraleliai. Kartais vienoje ligoninėje naudojama visa eilė skirtingų, tarpusavyje nesusietų sistemų, dubliuojančių didelę dalį saugomų duomenų Tai neefektyvu ir brangu.         

Įdiegus GS1 standartais pagrįstus sprendimus, pacientui keliaujant iš vienos sveikatos apsaugos įstaigos į kitą, paprasčiau ir greičiau keliautų ir reikalingi duomenys. Apmaudu, kad mūsų šalies sveikatos apsaugos sistema neišnaudoja esamų galimybių palengvinti medicinos personalo kasdienybę automatizuotų pasauliniais sprendimais grįstų sprendimų pagalba.

„Kaip rodo daugelio ekonomiškai išsivysčiųsių šalių patirtis, naudojant pasaulinius standartus, jais identifikuojant pacientus, gydymo įstaigas bei jų padalinių lokacijas, duomenis rinkti, juos valdyti ir keistis jais tarp įstaigų bei su kontroliuojančiomis institucijomis galima efektyviau“, – mano I.Lasionienė.

Lietuvoje identifikavimui naudojami asmens ir įmonių kodai

Nors duomenys tampa vis didesne vertybe, Lietuvoje kartais sudėtinga juos pasiektibei jais naudotis: juridiniai bei fiziniai asmenys turi užsakyti elektronines ar popierines pažymas vien tam, kad perduotų duomenis į kitą valstybės instutuciją ar kitą registrą. Dažnai už šių pažymų išdavimą reikia mokėti.

Registrų centro atstovas spaudai Mindaugas Samkus informavo, jog, vadovaujantis teisės aktais, visi juridiniai asmenys Lietuvoje yra identifikuojami naudojant juridinio asmens kodą, o fiziniai asmenys – fizinio asmens kodą. „Būtent naudojant šiuos fizinių ir juridinių asmenų kodus yra užtikrinamas duomenų apsikeitimas tarp skirtingų registrų ar informacinių sistemų“, – teigė jis.

Galbūt pasaulyje pripažinti GS1 standartai identifikuojant juridinius asmenis padėtų duomenimis tarp skirtingų registrų dalytis sparčiau ir efektyviau be vartotojų įsikišimo? Ar Registrų centras svarsto galimybę identifikavimui naudoti pasaulinį lokacijos numerį GLN, kaip tai daroma kai kuriose Vakarų valstybėse? 

Pasak M. Samkaus, Lietuvoje registrų politiką formuoja Teisingumo ministerija ir norint nuo vienų standartų pereiti prie kitų, reikia politinio sprendimo. „Vis dėlto, reikia suprasti, kad geresnę integraciją ir patogesnį aptarnavimą suteikia ne vieni ar kiti kodai ar identifikatoriai, o suderinti procesai ir sąsajos tarp skirtingų sistemų bei registrų, didesnis viešųjų ir administracinių paslaugų perkėlimas į elektroninę erdvę“, – svarstė jis.

Anot specialisto, Lietuvoje, palyginti su kitomis šalimis, informacinės sistemos yra palyginti nedidelės. Perėjimas prie kitų identifikavimo sistemų, pavyzdžiui, pasaulinių lokacijos numerių GLN, pareikalautų papildomų investicijų ir procesų keitimo, tad reikėtų aiškiai įvardinti šio pokyčio ekonominę ir socialinę naudą.

„Registrų centras savo ruožtu nuolat tobulina savo tvarkomas informacines sistemas bei registrus, užtikrindamas tinkamą jų veikimą, maksimalų įmanomą kibernetinį saugumą bei suderinamumą su naujausiomis technologijomis“, – sakė M. Samkus.

GS1 Lithuania nuomone, RC teikiama informacija – ne visiškai teisinga. „Negaliu sutikti su teiginiu, kad pasaulinių standartų naudojimas pareikalautų keisti esamus procesus bei sąsajas. Valstybės, kuriose GS1 standartų nauda viešajam sektoriui akivaizdi, juos pasirinko naudoti dar ir dėl to, kad jie gali būti įdiegiami pačiose įvairiausiose sistemose, integruojami į jas nekeičiant esamos infrastruktūros bei sąsajų“, – teigė I. Lasionienė.

VPT galėtų paskatinti organizacijas naudotis GS1 standartais

Mažmeninėje prekyboje, ypač interneto prekybos platformose, tokiose kaip Amazon ar ebay GS1 standartai padeda užtikrinti, kad vartotojai perka tikrai autentišką produktą. Kai produktai e-parduotuvėse tiksliai indentifikuojami visuotiniais prekių numeriais GTIN, pirkėjams paprasčiau juos palyginti, tuomet galima pasirinkti pardavėją, kuris šį produktą parduoda už mažiausią kainą.

Mat kartais prekybininkai ar viešuosiuose pirkimuose dalyvaujantys tiekėjai gudrauja, pigiau už konkurentus siūlo produktą, kuris iš pirmo žvilgsnio atrodo panašiai, bet iš tikrųjų yra žemesnės kokybės, nes pagamintas iš pigesnių ir prastesnių sudedamųjų dalių. Arba pateikia netikslų produkto aprašymą, taip sukeldami pirkėjui abejonių, ar tai tas pats produktas, kurį siūlo kitas pardavėjas.

Kai naudojami GTIN – žymiai paprasčiau skirtingose elektroninėse parduotuvėse ar viešųjų pirkimų pasiūlymuose lyginti produktus ir jų kainas, nes, nepriklausomai nuo tiekėjo pateikto aprašymo, lengva įsitikinti, kad jei produktai pažymėti tuo pačiu kodu, vadinasi jie yra tie patys. Šiuo metu perkančiosioms organizacijoms kartais trūksta efektyvių priemonių sulyginti tiekėjų siūlomus produktus.

Viešųjų pirkimų tarnybos (VPT) direkorė Diana Vilytė tikino, jog visais atvejais perkančiosios organizacijos turi prižiūrėti savo sutartis ir tikrinti, kad tiekėjai sutartį vykdytų taip, kaip įsipareigojo. „Pasiūlymų vertinimo metu dažniausiai yra vertinama popierinė atitiktis – sertifikatai ir katalogai, tačiau perkančioji organizacija gali paprašyti kartu su pasiūlymu patiekti pavyzdį, pagal kurį paskui būtų vertinamos sutarties metu gautos prekės“, – sakė ji.

Anot D.Vilytės, pirkimus vykdo perkančiosios organizacijos ir jos, o ne VPT, turi užtikrinti, kad įsigytų tai, ko joms iš tiesų reikia. „Prekių spektras yra labai platus, todėl galimybės vertinti tiekėjų pasiūlymus yra skirtingos. Tam tikrais atvejais be atitikties dokumentų ar sertifikatų, perkančiosios organizacijos atlieka pavyzdžių tikrinimus nepriklausomose laboratorijose“, – sakė VPT vadovė. p. Vilytė mano, jog tam tikrais atvejais pasaulyje pripažįstami GS1 standartai galėtų palengvinti pasiūlytų prekių įvertinimą. „VPT galėtų tik paskatinti perkančiąsias naudotis šia priemone“, – sakė ji.

GS1 standartų ir jais paremtų sprendimų efektyvumą liudija tai, kad juos vis dažniau renkasi Europos Komisija (EK). Ši institucija dar 2009 m. bandomajame -viešųjų pirkimų projekte e-PRIOR kaip pagrindinį sandorių šalių identifikatorių pasirinko GLN numerius. GLN  yra ir vienas iš pagrindinių sintaksės elementų EK inicijuotame PEPPOL projekte.

EK bendradarbiauja su GS1 ieškodama sprendimų, skirtų palengvinti viešojo sektoriaus įmonėms duomenų apsikeitimą elektroninėje erdvėje. Antai, EK Joinup interneto svetainėje greta kitų sprendimų bei schemų, kodų sąrašų patalpinti ir GS1 standartų sprendimai bei XML pranešimų schemos.